TEN strijde tegen Corona: nieuwsflits arbeidsrecht

De arbeidsrechtadvocaten van TEN ontvangen van relaties diverse vragen over de aanvraag van Werktijdverkorting (“WTV”) en andere arbeidsrechtelijke maatregelen. Graag delen zij deze vragen en antwoorden met u.

Meer weten over de belangrijkste fiscale en economische maatregelen, dat kan ook. Onze specialisten ondernemingsrecht hebben het een en het ander voor u samengevat in een nieuwsflits. Deze leest u hier.

Op 17 maart 2020 is de regeling WTV stopgezet als ‘corona-maatregel’. Het kabinet introduceert de tijdelijke maatregel Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Momenteel wordt overleg gevoerd met UWV over de uitvoering van deze regeling. De hoofdlijnen van deze regeling zijn al bekend. Voor meer informatie over de NOW, verwijzen wij u naar deze pagina op de website van de rijksoverheid.

Tevens verwijzen wij u naar de Kamerbrief van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat waarin de maatregelen zijn omschreven.

TIP: wij zijn u graag behulpzaam bij de aanvraag van WTV. Bel en e-mail ons: wij helpen u verder! Denk er ook aan om tijdig regulier bedrijfseconomisch ontslag aan te vragen! Wij adviseren u graag over wat voor u de beste oplossing is.

Wanneer is er recht op WTV?

Een werkgever kan WTV aanvragen als er in een periode van minimaal 2 tot maximaal 24 weken minstens 20% minder werk is als direct gevolg van het coronavirus. Er moet sprake zijn van een direct verband tussen de werkvermindering (door vermindering van de verkoop van een product of dienst of bij een tekort aan aanbod van grondstoffen of halffabricaten of annuleringen) en de uitbraak van het coronavirus. De 20% werkvermindering wordt per rechtspersoon bekeken, dus niet per afdeling, divisie etc.

Hoe wordt 20% minder werk berekend?

Een bedrijf dat WTV aanvraagt moet een aantal vragen beantwoorden:

• Het aantal in dienst zijnde medewerkers
• Het aantal uren dat zij gezamenlijk per week werken
• Het aantal medewerkers dat korter gaat werken
• Het aantal uren dat deze medewerkers tezamen minder per week gaan werken

Het percentage vermindering van werk wordt berekend door:

• Het aantal uren dat medewerkers samen minder per week gaat werken te delen door
• Het aantal uren dat alle in dienst zijnde medewerkers samen werken
• En dit te vermenigvuldigen met 100%.

Geen vergunning wordt verleend:

• Over perioden voorafgaand aan de datum waarop de aanvraag voor WTV is ontvangen. Er geldt geen terugwerkende kracht;
• Als de vermindering van bedrijvigheid naar verwachting langer duurt dan 24 weken;
• Voor zover het personeelsbestand van de onderneming niet op de voor de betrokken onderneming redelijkerwijs te verwachten behoefte is afgestemd (!);
• Als de vermindering van werkzaamheden samenhangt met een werkstaking in de betreffende of in een andere onderneming, tenzij redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat de werkstaking door het verlenen van de ontheffing wordt beïnvloed.

De meeste relevante websites (rijksoverheid, UWV, KvK , AWVN etc.) maken niet duidelijk of je eerst minimaal 2 weken achter de rug moet hebben met 20% minder werk of dat je ook al bij het reële vooruitzicht dat je de komende minimaal 2 weken minder werk hebt, WTV kunt aanvragen. Aangezien de vergunning voor WTV wordt verleend vanaf de datum van de aanvraag (en dus niet met terugwerkende kracht) lijkt het ons zinvol om niet te lang te wachten met het indienen van de aanvraag. Let op: een gedane aanvraag kan lastig wijzigen zijn. Ons concrete advies is om in elk geval vast voor de afgelopen dagen na te gaan of u wellicht met 20% minder werk bent geconfronteerd. Die dagen tellen uiteraard mee voor de minimale duur van 2 weken. Denk aan annuleringen van klanten, wegvallen van orders, achterwege blijven van bestelde producten/materialen et cetera.

Procedure WTV aanvragen

De eerste stap tot WTV is de aanvraag hiervan bij het ministerie SZW. In het aanvraagformulier kan u verwijzen naar verschillende bijlagen die u vervolgens in stap drie van het aanvraagformulier kan bijvoegen. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van reeds bekende annuleringen van klanten of leveranciers of opdrachtgevers en/of een document waaruit blijkt wat de normale bedrijfssituatie is en hoe de situatie er de komende weken naar verwachting uit gaat zien. Wanneer u de vergunning heeft ontvangen, kunt u (uiterlijk 2e dag) dit melden bij het UWV middels het formulier Melding WTV, door middel van dit formulier. U voegt de kopie vergunning voor de werktijdverkorting toe. Als bijlage moet een lijst met de werknemers worden toegevoegd. Na afloop van de vergunningsperiode vraagt u (en bij verlenging na iedere 6e week) de tijdelijke WW-uitkering voor de desbetreffende arbeidsgeschikte werknemers aan bij het UWV. Als de werknemers voldoen aan de gebruikelijke voorwaarden voor een WW-uitkering, keert het UWV vervolgens de WW-uitkering aan de werkgever uit. Het UWV zal toetsen welke uren is gewerkt, en welke niet, en welke bijverdiensten de werknemers hebben genoten. De betalingstermijn is helaas nog onzeker. Uw werknemers blijven bij u in dienst.

LET OP: de werknemers moeten voldoen aan de eisen van de WW-uitkering. Dat betekent een urenverlies van 5 uur of meer per week. In het geval van parttime werk <10 uur per week, is dat minimaal de helft van dit aantal uren en het loon over die uren.

In geval van gewijzigde omstandigheden kunt u digitaal wijzigingen doorvoeren. U hebt via het ministerie een dossierbehandelaar toegewezen gekregen die u kunt benaderen om de gewenste wijzigingen te bespreken en hoe u dit het beste kan doen. Is de vergunning verleend dan kunt u dit tussentijds niet meer aanpassen en moet u – volgens de huidige regelingen – wachten tot u eventueel weer een verlenging aanvraagt. Dat geldt zowel voor het toevoegen van werknemers als ook voor het verhogen van de uren. Wij adviseren in de situatie dat de vergunning al is verleend en u toch zou willen wijzigen, tussentijds toch een aangepaste (nieuwe) aanvraag in te dienen of in elk geval een aanvullende brief aan uw dossierbehandelaar te sturen. Vanwege de onduidelijkheid van alle regelingen houden wij rekening met de mogelijkheid dat dit aangepast gaat worden en dan mist u de boot niet.

LET OP: als u een vergunning krijgt voor WTV voor bijvoorbeeld 90% van de werktijd en u meldt deze bij het UWV, dan kunt u in de week na afloop van de vergunningsperiode een aanvraag doen voor een WW-uitkering met het formulier Melding WTV. Met dit formulier geeft u aan hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt en de werknemer tekent hiervoor. Als nu achteraf blijkt dat de werknemer 80% niet heeft gewerkt, zal -op basis van onze huidige informatie- de uitkering lager zijn. U dient er rekening mee te houden dat het UWV ook kan beslissen dat u ten onrechte een aanvraag heeft gedaan, en u dus ook geen recht heeft op een uitkering. Het is verstandig eventuele afwijkingen in elk geval schriftelijk te communiceren en te motiveren. Wij volgen nauwgezet of deze regeling nog wijzigt.

Vergunningsperiode en aanvraag verlenging

De vergunning wordt afgegeven voor een periode van maximaal 6 weken. Als er na afloop van de vergunning nog geen verbetering is, kunt u maximaal 3 keer een verlenging van de vergunning aanvragen tot (in totaal) maximaal 24 weken.

Als bijlage bij de ontheffing ontvangt u een formulier voor het aanvragen van een verlenging. Dit formulier kunt u direct invullen en opsturen. Het verzoek tot verlenging dient uiterlijk voor het einde van de 6 weken waarvoor u al een vergunning hebt gekregen ingediend te zijn. Een verlengingsaanvraag kan ingediend worden via de link in de e-mail met de toewijzing van de eerste WTV-aanvraag. Het voordeel van het gebruik van deze link is dat een aantal vragen dan al is ingevuld.

Welke werknemers?

WTV kan alleen aangevraagd worden voor werknemers voor wie u een loondoorbetalingsverplichting heeft. Voor oproepkrachten met een nuluren contract en uitzendkrachten kunt u geen WTV aanvragen. Voor zieke werknemers kunt u geen WW aanvragen. Voor hen geldt de normale loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Voor werknemers die preventief thuis blijven en voor werknemers die niet werken vanwege dichte scholen kunt u geen WTV aanvragen. Er is dan geen sprake van minder werkaanbod, maar van minder personeel om het werk te doen. Kijk voor de 20% werkvermindering dus vooral naar de vermindering van het aantal klanten, omzet, diensten, behandelingen etc.

Als een werknemer voor zijn kind geen geschikte opvang kan vinden en thuiswerken is geen optie, dan kan de werknemer op grond van de wet calamiteitenverlof opnemen. In beginsel is dit 1 dag, in uitzonderingsgevallen enkele dagen. Voor deze dag geldt recht op 100% loondoorbetaling. Voor de dagen daarna moet een andere oplossing worden gevonden, bijvoorbeeld onbetaald verlof. Let op: WTV kan voor dit soort gevallen niet worden aangevraagd. Werkgevers kunnen werknemers financieel tegemoet komen, afhankelijk van de vraag hoe ernstig uw onderneming zelf getroffen is door de corona-crisis en wat uw financiële mogelijkheden zijn. Zie de volgende voorbeelden, waarbij het leveren van maatwerk van belang is:

• U betaalt het loon volledig door, maar de werknemer neemt voor een gedeelte van het verzuim, vakantie- of ADV-dagen op. Ook compensatie voor overwerk zou gebruikt kunnen worden;
• U betaalt, analoog aan het kortdurend zorgverlof, tijdens het verzuim 70% van het loon door, met of zonder de beperking van de maximale duur van het kortdurend zorgverlof (2 weken).

Hoogte loonbetaling tijdens WTV

Als u de vergunning WTV heeft verkregen is de vraag welk loon u tijdens WTV moet betalen. Zoals het er nú naar uitziet hoeft u na een verkregen vergunning geen loon te betalen, maar enkel het loon ter hoogte van de van het UWV ontvangen WW-uitkering. Dit blijkt uit artikel 5 van de ministeriële regeling onder de naam ‘Regeling onwerkbaar weer’, die per 1 januari 2020 van kracht is geworden, maar die aan de aandacht lijkt te zijn ontsnapt. Volgens deze regeling is de werkgever formeel vrijgesteld van de loondoorbetalingsplicht voor de uren die de werknemer in het kader van de WTV niet werkt (mits er een rechtsgeldige vergunning is verkregen). Dat kan anders zijn als in cao of arbeidsvoorwaardenregeling is afgesproken dat het loon geheel of gedeeltelijk toch wordt doorbetaald.

Als gevolg van onbekendheid met de inhoud van deze Regeling ontstaat onzekerheid voor werknemers met een hoger loon dan het maximum dagloon. Als de werkgever de WW-uitkering niet aanvult tot het salarisniveau, valt een werknemer volledig terug op de werkloosheidsuitkering van — in de eerste maanden — 75% van het dagloon en daarna 70% van het dagloon. En wie pas een paar maanden is dienst is, heeft ook minder WW-rechten opgebouwd. Bovendien gaat de WW-periode later weer af van die rechten.

VNO-NCW, MKB-Nederland en AWVN bevelen werkgevers daarom het volgende aan: ‘Als de financiële positie van de onderneming het toelaat, betaal dan het loon voor de niet gewerkte uren gewoon door. Maar betaal ten minste door wat u achteraf, steeds na afloop van de vergunningsperiode van 6 weken, in het kader van de wtv-regeling door het UWV vergoed zal krijgen. Dat is 75% voor de eerste twee maanden, en 70% voor de periode daarna (over maximaal € 57.232 bruto op jaarbasis). Doe dit ook als werknemers onvoldoende WW-rechten hebben.’

LET OP: Houdt u er rekening mee dat de minister aanvullende maatregelen kan nemen om de gevolgen voor werknemers te beperken. Als hij bijvoorbeeld net als in de financiële crisis een regeling voor deeltijd-WW zou instellen, kan hij daarin bepalen dat werkgevers het loon boven de WW moeten doorbetalen.

Rekenvoorbeeld (indicatie):
Stel een ondernemer vraagt werktijdverkorting aan voor de afdeling ‘trucking’ van zijn transport bedrijf. Daar werken 10 chauffeurs die gemiddeld 40 uur per week werken en  € 2.250,- bruto per 4 weken verdienen. Door de sterk verminderde opdrachten daalt de werkvoorraad in de periode van 9 maart tot en met 5 april 2020 naar 10 uren per week per chauffeur gemiddeld. De ondernemer kan dan voor 30 manuren x 10 chauffeurs per week werktijdverkorting aanvragen. In totaal levert dat een bruto besparing loonkosten op van omgerekend 300 manuren per week. Omgerekend levert dat voor de periode van 9 maart tot en met 5 april 2020 een bedrag op van:
3/4 van € 2.250,- salaris per 4 weken = € 1.687,50,- x 10 chauffeurs = € 16.875,- x 70% = € 11.812,50.
Dit is het bedrag wat u in principe bespaart, tenzij u afspraken heeft gemaakt of u een verplichting heeft om het loon van de WTV aan te vullen tot 100% (van UWV ontvangt u namelijk de 75% / 70% terug van het loon van de WTV als tijdelijke WW-uitkering).

Ander voorbeeld:
Stel een schoonmaakbedrijf vraagt werktijdverkorting aan voor schoonmakers die fulltime werken bij één opdrachtgever, zijnde een grootwinkelbedrijf in de modebranche. Zij zijn gevestigd in 10 aaneengeschakelde kantoorpanden. Daar werken dagelijks zo’n 30 schoonmakers die daar 15 uur per week werken en € 1.750,44 bruto per 4 weken verdienen (€ 11,22 per uur bruto). De opdrachtgever besluit om de kantoorpanden te sluiten en iedereen thuis te laten werken vanaf 9 maart tot en met 6 april 2020, derhalve 4 weken. Ze wenst enkel nog in die periode een grote desinfectie schoonmaak te doen waarvoor 20 manuren nodig zijn. De werkvermindering bedraagt dan in totaal voor die 4 weken 1800 manuren – 20 man uren = 1.780 man-uren werkvermindering x € 11,22 = € 19.971,- bruto loon. Voor deze werkurenvermindering kan voor de komende 4 weken ontheffing worden aangevraagd van de loondoorbetalingsplicht via de vergunning werktijdverkorting. De WW uitkering die verkregen kan worden bedraagt dan maximaal € 19.971,- x 70% = € 13.980,12,- bruto.

Sollicitatieplicht en werkloos na WTV

Bij WTV gelden in feite dezelfde verplichtingen als tijdens een gewone WW, behalve dat de werknemer niet hoeft te solliciteren of zich hoeft in te schrijven als werkzoekende bij UWV. Pas als de werknemer door de WTV helemaal niet meer werkt en u verlenging aanvraagt van de WTV-periode komt de sollicitatieplicht in beeld. De werknemer moet zich dan uiterlijk de tweede dag na de eerste verlenging hebben ingeschreven als werkzoekende. Let wel, dat is dus al na de eerste 6 weken van WTV.

Als de werknemer zijn baan kwijtraakt na de volledige WTV, dan kan hij opnieuw een WW-uitkering aanvragen. Afhankelijk van het arbeidsverleden heeft de werknemer recht op maximaal 24 maanden WW. Werkte de werknemer tijdens de WTV helemaal niet en kreeg zijn werkgever WW voor de werknemer? Dan kan de periode van WTV invloed hebben op de duur van de WW-uitkering: die kan korter worden.

Ziek en WTV

Op het moment dat een werknemer tijdens WTV ziek wordt, moet u de werknemer ziek melden door middel van het declaratieformulier. De eerste 13 weken loopt de WTV dan gewoon door, daarna wordt de ziektewet van kracht. In principe kan de werknemer vakantie opnemen tijdens WTV. U betaalt het salaris tijdens de vakantie door, want de werknemer is gewoon in dienst.

Het coronavirus en het ploegenrooster

De Arbeidstijdenwet (ATW) staat toe dat 12-uurs diensten gedraaid kunnen worden. In geval van dagdienst is er geen belemmering. In geval van een 12-uurs nachtdienst dient u daar vanwege de bezwaarlijkheid van nachtarbeid zorgvuldig mee om te gaan. Het aantal keren dat een 12-uurs nachtdienst ingezet kan worden is gemaximeerd op 22 keer per 52 weken, onder gelijke inkorting van de rust na een nachtdienst van 14 uur naar 12 uur.

De maximale arbeidstijd per week is ook in de ATW bepaald. Of tijdelijk gebruik van 12-uurs diensten dé oplossing is, zal altijd afhankelijk zijn van de omstandigheden in een bedrijf. Soms kan worden volstaan met het wijzigen van de bezetting, door bijvoorbeeld in een bepaalde dienstsoort met een lagere bezetting dan normaal te werken. Daarmee blijven de reguliere 8-uurs diensten gehandhaafd. Ook het gebruik van ‘tussendiensten’ kan een mogelijkheid zijn om de beschikbare formatie zo goed mogelijk te verdelen over een periode van 24 uur. Dergelijke diensten dekken bijvoorbeeld een deel van de ochtend- en middagdienst of nachtdienst af. Een andere mogelijkheid is om in geval van een volcontinu rooster de output in het weekeinde te halveren en daardoor met een ploeg minder te werken bij gelijkblijvende 7 x 24 uur bedrijfstijd.

In sommige gevallen kan een standaard oplossing helpen het productieproces op gang te houden. In andere gevallen zal een meer op maat gesneden oplossing bedacht kunnen worden. In ieder geval kan vrijwel altijd een roostermatige oplossing worden bedacht zonder daarvoor met elkaar fysiek in contact te komen. Telefonisch overleg, in combinatie met een paar formats in Excel, biedt vaak voldoende mogelijkheden om een voorstel uit te werken.

Bedrijfseconomisch ontslag

Als WTV geen oplossing biedt, aarzelt u niet en vraag regulier bedrijfseconomisch ontslag aan. U dient aannemelijk te maken dat het treffen van maatregelen die leiden tot structureel vervallen van arbeidsplaatsen (bezien over een toekomstige periode van 26 weken) noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Wij kunnen u hierbij behulpzaam zijn.

De specialisten van TEN Advocaten staan voor u klaar met raad en daad. Samen trekken we TEN strijde tegen het coronavirus!

Vorige week schreven wij het artikel “Corona: tips voor u als werkgever”. Deze leest u hier.