Vertrouwen op de vertrouwenspersoon

Een wat onderbelicht en wellicht ook onderschat onderwerp in het arbeidsrecht is de rol van de vertrouwenspersoon. Veel werkgevers hebben geen vertrouwenspersoon of zijn onvoldoende op de hoogte van diens taken en bevoegdheden. In dit artikel wordt ingegaan op diverse aandachtspunten rondom dit onderwerp en wordt aandacht besteed aan het wetsvoorstel tot verplichtstelling van de vertrouwenspersoon.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon wordt aangesteld om werknemers die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen of integriteitsschendingen op het werk te ondersteunen en begeleiden. De vertrouwenspersoon fungeert als luisterend oor, als vraagbaak en als steun en toeverlaat. Hij/zij kan een probleem van de werknemer aanhoren, verkennen of een informele oplossing mogelijk is of verwijzen naar hulpverlenende instanties (een psycholoog, jurist of andere hulpverlener).
Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon als taak om voorlichting te geven aan de werkgever, het personeel en aan de OR of personeelsvertegenwoordiging. Hij/zij signaleert problemen en informeert de directie of het management over bepaalde signalen die worden waargenomen op de werkvloer. Daarbij is het uiteraard van belang dat volledige vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. De vertrouwenspersoon adviseert de ondernemer ook over het werkklimaat en het gedrag binnen de organisatie. Dat gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag, waarin onder andere ook wordt opgenomen of er in het voorgaande jaar meldingen zijn binnengekomen van werknemers.
Belangrijk op te merken is dat de vertrouwenspersoon geen rol speelt in arbeidsconflicten of privékwesties. Ook behandelt een vertrouwenspersoon dus niet zelf een melding of eventuele klacht. De vertrouwenspersoon wordt doorgaans als één van de eerste personen bij de werkgever in vertrouwen genomen, maar moet er alert op zijn dat de werknemer tijdig wordt doorverwezen naar een deskundige. Voorkomen moet namelijk worden dat de vertrouwenspersoon al te nauw betrokken blijft bij een melding of klacht.

Intern of extern

Een vertrouwenspersoon kan intern of extern worden aangesteld. Ook kan worden gekozen voor een vorm waarin zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon naast elkaar fungeren. Zijn er meer vertrouwenspersonen in een organisatie, dan heeft het vaak de voorkeur zowel een mannelijke als een vrouwelijke vertrouwenspersoon te hebben. Voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat hij/zij de organisatie goed kent en de medewerkers bekend zijn met de vertrouwenspersoon. Niet elke functie leent zich echter voor het zijn van vertrouwenspersoon. Medewerkers met een leidinggevende functie, met een functie binnen een HR-team of medewerkers die ook OR-lid is, zijn doorgaans niet geschikt.
Voordeel van een externe vertrouwenspersoon is de grotere afstand tot de onderneming, wat de onafhankelijkheid ten goede kan komen. Dit kan echter ook een nadeel zijn, als er juist behoefte is aan een vertrouwenspersoon die de cultuur en politiek binnen een organisatie van binnenuit kent.
Bij beide soorten vertrouwenspersoon is het belangrijk vooraf afspraken te maken over de inhoud van de rol en de duur van de periode dat de vertrouwenspersoon wordt aangesteld. Houd er ook rekening mee dat als u een Ondernemingsraad heeft binnen uw organisatie de OR instemmingsrecht heeft. De OR moet dus vooraf de gelegenheid krijgen in te stemmen met degene die vertrouwenspersoon wordt.

Belang van het hebben van een vertrouwenspersoon

Het zal bekend zijn dat een werkgever moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor het personeel. Onderdeel daarvan is de verplichting op grond van de Arbowet om beleid te voeren met betrekking tot het tegengaan en beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dergelijke PSA-risico’s moeten in het kader van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) in kaart worden gebracht. Het hebben van een vertrouwenspersoon wordt gezien als een belangrijk, zo niet essentieel, onderdeel van een gedegen PSA-beleid. Het hebben van een vertrouwenspersoon is dus niet wettelijk verplicht, maar het ontbreken daarvan kan door de Nederlandse Arbeidsinspectie (tot 1 januari 2022 Inspectie SZW geheten) worden beschouwd als een gebrek in de naleving van arboverplichtingen.

Wetsvoorstel tot verplichtstelling vertrouwenspersoon

Er zijn ontwikkelingen richting de verplichtstelling van een vertrouwenspersoon, waaronder een op 8 oktober 2020 ingediend wetsvoorstel. Doel van het wetsvoorstel is om iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon te geven en om de positie van die vertrouwenspersoon te versterken. Op die manier beoogt men ongewenst gedrag op de werkvloer te beperken en een veiliger werkomgeving te creëren. Daarnaast is een regeringscommissaris grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld aangesteld (Mariëtte Hamer), die onder meer het beleid rondom PSA en specifiek de vertrouwenspersoon tegen het licht gaat houden.
Hoewel niet iedereen even enthousiast is over de inhoud van het wetsvoorstel en de afdeling Advies van de Raad van State zelfs heeft geadviseerd het niet in behandeling te nemen, lijkt het een kwestie van tijd voordat de rol van de vertrouwenspersoon nog belangrijker wordt gemaakt. Vermoedelijk zal de tekst van het wetsvoorstel nog wel worden aangepast, aangezien er nog een aantal ‘open eindjes’ zijn. Zo ziet het wetsvoorstel uitsluitend op de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en niet op integriteit. Daarnaast beperkt het wetsvoorstel zich tot werkgevers en werknemers en vallen ZZP’ers, stagiairs of vrijwilligers erbuiten. Ook is het wetsvoorstel nauwelijks concreet over de scholing die een vertrouwenspersoon moet hebben gevolgd, zodat in principe iedere werknemer als vertrouwenspersoon zou kunnen worden aangesteld.
Wel goed geregeld is de bescherming van de vertrouwenspersoon tegen benadeling. Dit betekent dat een vertrouwenspersoon op grond van de rol die hij/zij vervult niet mag worden geconfronteerd met bijvoorbeeld ontslag, het onthouden van een promotie of het afwijzen van een verlofaanvraag.

Conclusie

Samenvattend geldt dat er steeds meer aandacht komt voor de vertrouwenspersoon en dat dit dus ook in uw organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Voor het welzijn van uw medewerkers, de veiligheid op de werkvloer en in het kader van de Arbowetgeving kunt u eigenlijk niet om de vertrouwenspersoon heen. Wij houden de ontwikkelingen rondom het wetsvoorstel in de gaten en zullen u vanzelfsprekend weer informeren als er meer nieuws is.

Heeft u nu al vragen over de vertrouwenspersoon of wilt u advies over de benoeming daarvan in uw organisatie, neemt u dan contact met ons op.