Het reorganisatieplan opstellen: een praktische leidraad

Gaat u reorganiseren en bent u benieuwd hoe een reorganisatieplan opstelt? In dit artikel leest u stap voor stap hoe u een doelgericht reorganisatieplan opstelt, waarmee u voldoet aan alle juridische eisen én uw organisatie succesvol richting geeft.

Wat is een reorganisatieplan?

Een reorganisatieplan is een fundamenteel strategisch document dat de noodzaak voor en de aanpak van een reorganisatie in kaart brengt. Het beschrijft de doelstellingen en de koers van de reorganisatie. Daarbij wordt verduidelijkt hoe de nieuwe organisatie eruit moet komen te zien en wat dat betekent voor de bestaande functies. Het reorganisatieplan kunt u daarom ook wel zien als het startpunt van de personele implementatie. 

Waarom is een reorganisatieplan belangrijk?

Een reorganisatieplan brengt structuur aan in het hele proces en is belangrijk voor het verkrijgen van goedkeuring van het UWV. Het plan zorgt voor overzicht, duidelijkheid én helpt bij het creëren van vertrouwen en draagvlak. 

Draagvlak creëren begint bij sterke communicatie. Bekijk onze praktische tips om uw medewerkers en OR in beweging te krijgen in ons communicatieplan bij reorganisatie.

Is een reorganisatieplan verplicht voor het UWV?

Als u medewerkers om bedrijfseconomische redenen wilt ontslaan, eist het UWV een goede onderbouwing. Het UWV let hierbij vooral op:

• De concrete bedrijfseconomische reden voor de reorganisatie (bijvoorbeeld omzetdaling of kostenbesparing);
• Welke medewerkers of afdelingen geraakt worden;
• Welke alternatieven zijn onderzocht;
• En of er maatregelen zijn genomen om de gevolgen voor personeel te verzachten.

Wat moet er in een reorganisatieplan staan?

Een reorganisatieplan bevat een gedetailleerde beschrijving van het waarom, het hoe en wat van de herstructurering. Het plan bevat daarbij een aantal essentiële onderdelen:

1. De aanleiding tot de reorganisatie:  Beschrijf de interne en externe factoren die hebben geleid tot de problemen binnen de organisatie.
2. Huidige organisatiestructuur: Geef in een organogram een duidelijk overzicht van de huidige organisatie. Ga hierbij in op de  functieverdeling per afdeling en geef een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden, functie-eisen en beloningsniveaus.
3. Oorzaak van de reorganisatie: Onderbouw de bedrijfseconomische redenen voor het ontslag. Hier wordt dus uitgelegd waarom ontslag van personeel noodzakelijk is. Dat kan bijvoorbeeld zijn vanwege financiële problemen, overbezetting of wijzigingen in technologie of organisatie. Prognose bij gewijzigd en ongewijzigd beleid: Onderbouw met financiële data wat er gebeurt als de veranderingen worden doorgevoerd én wat er gebeurt als deze uitblijven. 
4. Verrichte inspanningen: Geef aan welke maatregelen u al hebt genomen om kosten te verminderen en omzet te verhogen. (Ook) deze toelichting moet met financiële gegevens worden onderbouwd.
5. Nieuwe organisatiestructuur: Laat aan de hand van een organogram zien hoe de organisatie er na de herstructurering uitziet. Vul dit overzicht aan met gedetailleerde informatie over de personeelsbezetting per afdeling en beschrijf voor elke functie duidelijk wat de taken en verantwoordelijkheden zijn, welke kwalificaties vereist zijn en hoe de beloning eruitziet. 
6. Overwogen alternatieven: Leg uit welke alternatieve strategieën zijn overwogen en waarom de gekozen strategie het meest geschikt is. Neem daarbij zowel de impact op het personeel als de financiële, strategische en economische implicaties in ogenschouw. Deze keuze moet u kunnen onderbouwen met relevante financiële data.
7. Concrete gevolgen:  Beschrijf de specifieke gevolgen van de reorganisatie voor de werknemers. Hiervoor moet u aan de hand van het afspiegelingsbeginsel bepalen wie boventallig wordt en wat de herplaatsingsmogelijkheden zijn binnen de nieuwe organisatiestructuur.
8. Aanvullende eisen bedrijfsoverdracht: Bij een overgang van onderneming moet u expliciet onderbouwen dat er sprake is van een economische, technische of organisatorische (ETO) reden voor ontslag. Daarnaast moet u toelichten wie de ontslagaanvraag indient (oude of nieuwe werkgever), welke rol beide partijen spelen in de procedure en welke herplaatsingsmogelijkheden in beide ondernemingen zijn onderzocht.
9. Verzachtende maatregelen: Beschrijf hoe de organisatie de negatieve gevolgen voor het personeel gaat verzachten. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door middel van een afvloeiingsregeling of met een sociaal plan.
10. Tijdpad van de reorganisatie: Neem een tijdpad voor de reorganisatie op waarin u de verwachte stappen (incl. tijdsbesteding) uiteenzet.

Voorbeeld reorganisatieplan en ondersteuning 

Inspiratie nodig? Bekijk ons voorbeeld reorganisatieplan

Bent u benieuwd hoe een effectief reorganisatieplan er in de praktijk uitziet? We hebben een voorbeeld reorganisatieplan klaarliggen dat kan dienen als inspiratiebron. Interesse? Stuur een mail naar [email protected], dan delen we het voorbeeldplan met u.

Eerste stap bij herstructurering: het reorganisatieplan

Bij een herstructurering is het opstellen van een doeltreffend reorganisatieplan de cruciale eerste stap. Maar er komt nog veel meer bij kijken. Wilt u een duidelijk overzicht van alle noodzakelijke stappen? Lees dan ons uitgebreide stappenplan voor reorganisatie, waarin we dit helder voor u uiteenzetten.

Deskundige begeleiding bij uw reorganisatie

Reorganiseren kan uitdagend zijn. Met onze ruime ervaring met complexe reorganisaties staan we klaar om u te ondersteunen bij elke stap. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe we samen uw reorganisatie zo soepel en effectief mogelijk kunnen laten verlopen.