TEN strijde tegen corona hebben wij voor u de meest gestelde vragen op een rij gezet. Lees meer Helpdesk

Hybride werken

Hybride werken het nieuwe normaal?

Arbeids- en ambtenarenrecht

Hybride werken het nieuwe normaal?

Het thuiswerkadvies is komen te vervallen. Op 15 maart 2022 schreef de Rijksoverheid met betrekking tot het thuiswerkadvies het volgende:

“De afgelopen jaren hebben we veel positieve ervaringen opgedaan met thuiswerken. Het kabinet roept werkgevers op om met werknemers afspraken te maken om thuiswerken te stimuleren. Het kabinet vraagt extra aandacht voor werknemers die zorgen hebben over hun gezondheid. Ook zij moeten veilig kunnen werken. (…)”

Veel bedrijven staan daarmee op een kantelpunt: terug naar het oude normaal of hybride werken als het nieuwe normaal. Gaat u over op blijvend hybride werken? Zorg dan dat u een gedegen beleid voert en een thuiswerkreglement of -overeenkomst opstelt. Onderstaand zetten wij enkele arbeidsrechtelijke thema’s onder elkaar over blijvend hybride werken.

Thuiswerkreglement / hybride werkbeleid

Een vast beleid uitgewerkt in een thuiswerkreglement of thuiswerkovereenkomst is van groot belang. Het creëert duidelijkheid voor en eenheid tussen werknemers. Er zijn legio keuzes ten aanzien van hybride werken. Een niet uitputtend overzicht waar u aan kunt denken:

  • Voor welke functies en/of werkzaamheden is thuiswerken mogelijk;
    Op welke dagen is thuiswerken mogelijk (vaste dagen of flexibel);
  • Situaties waarin intrekking van de mogelijkheid tot thuiswerken door werkgever mogelijk is;
  • Controle op thuiswerken (neem je regels op over de bereikbaarheid tijdens thuiswerken of laat je dat over aan de werkvloer, wil je extra evaluatiemomenten inplannen, et cetera);
  • Vergoeding thuiswerken / reiskosten;
  • Inrichting thuiswerkplek;
  • Toezicht thuiswerkplek en de fysieke en emotionele gezondheid van werknemers.

Een aantal van deze punten nader toegelicht:

Werkplek
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. In geval van hybride werken moet u dus zorgdragen voor een ergonomische werkplek op kantoor én bij de werknemer thuis. Neem in het thuiswerkreglement op hoe dit wordt georganiseerd en gefaciliteerd. U kunt bijvoorbeeld werknemers een budget geven voor de aanschaf van de kantoorinrichting. Een andere optie is om bedrijfseigendommen ter beschikking te stellen. U kunt uw werknemers foto’s laten maken van de werkplek of (jaarlijks) bij de thuiswerkplek langsgaan om te controleren of er sprake is van een gezonde en veilige werkplek.

Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E)
Thuiswerken, en dus ook hybride werken, brengen andere fysieke en psychosociale risico’s mee dan werken op locatie bij de werkgever. Te denken valt aan het niet of minder nemen van pauze, langer doorwerken, RSI klachten, et cetera. Breng de risico’s in kaart en neem deze mee in uw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E).

Controle en toezicht (privacy)
Het privacy vraagstuk bij thuiswerken is tweeledig. Er moet zowel gedacht worden aan de privacy van externen (zoals klantgegevens) als aan de privacy van de werknemers zelf. Er dient ten aanzien van bedrijfsgevoelige gegevens een goed systeem gehanteerd worden dat werken op afstand veilig maakt. In het thuiswerkreglement zal echter vooral de privacy van werknemers centraal staan. Het beoordelen van en toezicht houden op werknemers op afstand is lastiger. U heeft simpelweg minder zicht op het handelen van uw werknemers. Wilt u overgaan tot het digitaal controleren van uw werknemers, doe dit dan volgens de voorwaarden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo moet u onder meer een legitiem doel hebben bij controlemaatregelen, de controlemaatregelen moeten noodzakelijk zijn, en de werknemers moeten geïnformeerd worden over (de mogelijke inzet van) de controlemaatregelen en wat voor controlemaatregelen gehanteerd kunnen worden. Ook moet u vertrouwelijke communicatie van werknemers respecteren. Een uitgebreider overzicht van de rechten en verplichtingen vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Intrekkingsmogelijkheid
Er zijn meerdere situaties denkbaar dat thuiswerken niet meer gewenst of zelfs niet mogelijk is. Als voorbeeld kunnen re-integratie tijdens ziekte, disfunctioneren en verwijtbaar handelen door de werknemer worden genoemd. Het is aan te raden een bepaling op te nemen in welke gevallen u van uw werknemers kunt verlangen dat zij weer (volledig) op kantoor werkzaam zijn. U heeft vervolgens de mogelijkheid om deze bepaling algemener of specifieker te verwoorden.

Ondernemingsraad

Heeft u een ondernemingsraad? Vergeet dan niet te beoordelen of de ondernemingsraad betrokken moet worden bij de introductie van een thuiswerkreglement. De invoering daarvan zal immers wijzigingen tot gevolg hebben in regelingen over arbeids- en rusttijden, personeelsbeoordeling, werkoverleg en de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Ook kunnen er grote investeringen worden gedaan voor thuiswerkplekken. Allemaal onderwerpen waarvoor de ondernemingsraad om instemming of advies moet worden gevraagd.

Instemming werknemers nodig?

Tijdens corona had u als werkgever het instructierecht om werknemers thuis te laten werken. U had hiervoor geen instemming van de werknemers nodig. Hoe zit dat nu het thuiswerkadvies is komen te vervallen en een blijvend thuiswerkreglement of hybride werkplekbeleid geïntroduceerd wordt? Een thuiswerkreglement wijzigt al snel arbeidsvoorwaarden. Arbeidsvoorwaarden mag u – ook wanneer u een eenzijdig wijzigingsbeding bent overeengekomen – niet zomaar eenzijdig wijzigen. De advocaten arbeidsrecht van TEN Advocaten denken graag strategisch met u mee over een plan van aanpak om een thuiswerkreglement in te voeren.

Hulp nodig?

Bovenstaande uiteenzetting is slechts een onderdeel van de uiteenlopende onderwerpen en vragen die komen kijken bij een thuiswerkreglement / hybride werkbeleid. Het is dan ook raadzaam om u te laten adviseren over de kansen en risico’s van hybride werken en alle juridische aspecten die erbij komen kijken. De advocaten van TEN Advocaten hebben ervaring met hybride werken en het opstellen van thuiswerkreglementen. Neemt gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.