TEN Advocaten in Waalwijk is verhuisd. Vanaf maandag 31 oktober 2022 is ons nieuwe adres: Taxandriaweg 8c (5141 PA) Waalwijk.
Schaakmat_website 832x312px 2

Disfunctionerende werknemer aanspreken? Natuurlijk, maar blijf menselijk!

Arbeids- en ambtenarenrecht

Disfunctionerende werknemer aanspreken? Natuurlijk, maar blijf menselijk!

Bijna iedere werkgever krijgt er vroeg of laat mee te maken, een disfunctionerende werknemer. Werkgevers wachten vaak te lang voordat actie wordt genomen. Dan ineens ontstaat een situatie die onhoudbaar is geworden en moet het ontslag ineens worden geregeld. Dat is jammer want proactief in een vroeg stadium met uw advocaat overleggen over de verschillende oplossingsrichtingen kan veel geld en ergernis schelen. Dit leidt vaak ook tot een voor de werknemer in kwestie prettiger afscheid. In dit artikel staan wij stil bij de stappen die genomen moeten worden bij een disfunctionerende werknemer. Ook wordt de vraag beantwoord of u een werknemer mag aanspreken op disfunctioneren wanneer die werknemer te maken heeft met ‘ingrijpende persoonlijke omstandigheden’.

Een werknemer die disfunctioneert ontslaan is soms niet makkelijk. Ontslag in geval van disfunctioneren noemen we in het arbeidsrecht de ‘d-grond’: ‘de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer’. In deze wettekst lezen we daarmee alle stappen terug die genomen moeten worden:

Ongeschiktheid tot het verrichten van de bedongen functie

Het start al met de vraag wat de functie is van de werknemer. Wat zijn de taken en functie-eisen? Zorg dus allereerst voor een goede taakomschrijving in de arbeidsovereenkomst en in een functieprofiel. Houd die ook actueel. Bedenk welke taken en werkzaamheden de werknemer in de dagelijkse werkpraktijk verricht en of die nog passen bij het oorspronkelijk functieprofiel en hoe het zit met collega’s in een vergelijkbare functie. Dit moet als uitgangspunt worden gehanteerd voor de beoordeling of de werknemer disfunctioneert.

Ziekte of gebreken

Vervolgens moet de vraag worden beantwoord of de werknemer op het moment van ‘actie nemen’ ziek is, en/of die ziekte kort- of langdurend is. Dan is het immers de vraag of er een pas op de plaats moet worden gemaakt of dat het juist verstandig is om de gesprekken over problematieken en oplossingen al tijdens ziekte te doen plaatsvinden. Dit alles uiteraard in overleg met de bedrijfsarts. Het disfunctioneren kan ook juist het gevolg zijn van ziekte of gebreken. Deze situatie zullen we in dit artikel niet verder bespreken.

Tijdig informeren van werknemer

Een volgend vereiste bij disfunctioneren is dat de werkgever de werknemer tijdig (schriftelijk) informeert over het disfunctioneren, de concrete kritiek- en verbeterpunten benoemt en de werknemer vervolgens de kans krijgt om op basis van een plan van aanpak binnen een redelijke termijn het functioneren te verbeteren. Het is geen goed werkgeverschap om direct bij een eerste fout een officieel verbetertraject te starten. Gebruikelijk is dat de werkgever eerst met iemand gewoon tijdens de dagelijkse werkpraktijk eventuele kritiekpunten bespreekt. Een volgende stap is dat partijen samen aan tafel met meer aandacht de ontstane problematiek en oplossingen bespreken. Wanneer dit niet tot oplossingen leidt is het verstandig echt in actie te komen. Dat is het moment om een verbetertraject te starten.

TEN Tip: Signaleer en informeer werknemer op tijd over concrete kritiekpunten voorzien van voorbeelden, bevestig dit schriftelijk. Wacht vervolgens niet te lang met een gestructureerd en gedocumenteerd verbetertraject.

TEN Tip: Benut evaluatiegesprekken om disfunctioneren aan te kaarten bij de werknemer en bespreek direct de verwachtingen van werkgever en de handreikingen om tot verbetering te komen. Werknemers pakken vaak terug op voorafgaande (te) positieve evaluatiegesprekken.

Verbetertraject

Is er geen sprake van ziekte of gebreken, zijn de taken en functie-eisen voldoende actueel en helder, is werknemer al eens gewezen op zijn onvoldoende functioneren en verbetert hij nog niet? Dan komen we toe aan het verbetertraject. Werkgevers hebben daar overigens in beginsel geen toestemming van de werknemer voor nodig, werkgevers dienen wel aannemelijk te kunnen maken dat er een goede reden is voor het (eenzijdig) opleggen van een dergelijk traject. Hoe langer de werkgever wacht met het procesmatig beter aansturen van een ‘disfunctionerende’ werknemer, hoe langer en moeizamer het proces zal worden.

TEN Tip: TEN heeft een handige training met bijbehorend stappenplan voor werkgevers en leidinggevenden om het verbetertraject vorm te geven.
Wij noemen dat wel ‘De schijf van 5’. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons via [email protected] of 073 7600 100.

De duur van het verbetertraject is afhankelijk van de concrete feiten en omstandigheden. Daarbij moet gedacht worden aan de aard en ernst van het disfunctioneren en ook aan de duur van het dienstverband. In sommige gevallen kan twee tot zes weken voldoende zijn, maar meestal gaat het om een periode van drie tot zes maanden en soms tot wel een jaar.

Waar moet u bij het verbetertraject inhoudelijk aan denken? Om te beginnen is het belangrijk om gestructureerd te werk gaan. Werknemers stellen schriftelijk een verbeterplan op waarvan de contouren door de werkgever zijn aangegeven. Hierin worden de te nemen stappen en te bereiken doelen uitgewerkt. Het is belangrijk dat deze verbeterpunten zoveel mogelijk objectief meetbaar zijn. Er zijn verschillende mogelijkheden om het verbetertraject vorm te geven. U kunt daarbij denken aan het voeren van corrigerende / coachende gesprekken, het geven van begeleiding en/of het aanbieden van een cursus of scholing. Let er in ieder geval op dat het voor de werknemer duidelijk is welke concrete einddoelen gelden, welke termijnen de werknemer krijgt om zich te verbeteren, hoe de werkgever de werknemer daarbij zal helpen, welke initiatieven de werknemer zelf moet nemen en wat de consequenties zijn wanneer de werknemer niet tijdig verbetert.

TEN Tip: leg het verbetertraject voor de gehele periode vast en neem hier regelmatige contactmomenten in op om de voortgang te bespreken.

TEN Tip: zorg dat de focus ligt op de positieve invalshoek en op het verbeteren en niet op rapporteren.

Let op: de nieuwe Wet Transparante en Voorspelbare Arbeidsvoorwaarden van 1 augustus jl. heeft tot gevolg dat de informatieplicht van een werkgever over in het bedrijf geldende procedures met betrekking tot instroom-doorstroom-uitstroom is verzwaard. Neem dus in het personeelshandboek een hoofdstuk op over het verbetertraject. Het voorkomt discussie over de inhoud van deze ‘maatregel’ en maakt dit soort ingrijpen makkelijker bespreekbaar. De kunst is om het traject positief te verwoorden, als onderdeel van de lerende mens en de lerende organisatie. Wij hebben hiervoor mooie teksten beschikbaar.

Disfunctioneren werknemer in of net na droevige persoonlijke omstandigheden

Recent heeft het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden de vraag beantwoord of een werknemer aangesproken mag worden op disfunctioneren wanneer hij in een persoonlijk moeilijke periode zit. De casus was als volgt. De werknemer ging door een moeilijke periode heen en is ook even afwezig geweest op het werk. In korte tijd is hij zijn ouders verloren aan COVID-19 zonder afscheid te kunnen nemen van hen. Er vond vervolgens een wijziging in de werkwijze plaats bij werkgever, waar de werknemer het niet mee eens was. In de meeting waarin de wijzigingen werden aangekondigd heeft de werknemer uitlatingen gedaan waar collega’s over hebben geklaagd. Werkgever heeft de werknemer hierop aangesproken. Dit was volgens het Hof ook prima. Volgens het Hof kon het echter niet door de beugel dat kort daarna een nieuw gesprek werd gepland waarbij (i) het voorval nogmaals werd aangehaald, (ii) kritiek werd geuit op het functioneren van werknemer, en (iii) werd aangegeven dat werkgever niet meer wilde investeren in een opleiding van werknemer totdat de werkrelatie hersteld zou zijn. Hier sloeg de werkgever de plank dus mis. Het Hof concludeert dat van de werkgever mocht worden verlangd dat zij de werknemer die te maken heeft gehad met bijzonder droevige persoonlijke omstandigheden, welwillend en met begrip tegemoet was getreden in plaats van vijandig en beschuldigend. Zeker omdat werknemer nooit eerder op zijn functioneren was aangesproken.

Uiteindelijk stond bij het Hof de d-grond niet centraal maar is de arbeidsovereenkomst ontbonden op grond van een ernstig duurzaam verstoorde arbeidsverhouding. Het Hof oordeelde vervolgens dat de werkgever ernstig verwijtbaar had gehandeld waardoor de werknemer een billijke vergoeding toekwam. Het ernstig verwijtbaar handelen koppelde het Hof vooral aan de handelwijze inzake het disfunctioneren in de moeilijke periode van werknemer. Dit ontslag pakte dus voor de werkgever onverwacht ‘duur’ uit. De inzet van de juiste instrumenten en oplossingsrichtingen had voor beide partijen tot een bevredigender resultaat kunnen leiden.

Heeft u dus te maken met een disfunctionerende werknemer die kampt met ingrijpende persoonlijke omstandigheden? Blijf empathisch, neem maatregelen en ga zorgvuldig tewerk. Een werkgever mag werknemers aanspreken op het disfunctioneren, maar let op ‘timing en toon’. En let op de inzet van de juiste instrumenten.

Vragen?

Heeft u een disfunctionerende werknemer of wordt u een verbetertraject voorgelegd? Neem dan gerust contact op met een van onze TEN Advocaten Arbeidsrecht. Wij denken met u mee en wij lossen problemen voor u op.

Geschreven door

Mandy de Koning

advocaat
arbeidsrecht, ambtenarenrecht, pensioenrecht

mandy de koning