Reorganisatie: een praktische Q&A

Als u moet reorganiseren, komt er nogal wat op u af. Een reorganisatie raakt immers niet alleen de structuur van uw bedrijf, maar ook de mensen die er werken. Daarnaast moet u de juridische kaders naleven. Of u nu aan het begin staat van het reorganisatietraject of midden in dit proces zit, deze Q&A biedt een praktische handleiding met antwoorden op 10 veelgestelde vragen over reorganiseren.

1. Wanneer mag u binnen een reorganisatie personeel ontslaan?

Als uw bedrijf te maken krijgt met financiële moeilijkheden of andere uitdagingen, is een reorganisatie soms de enige oplossing. Dit kan ook betekenen dat u personeel moet ontslaan. Dit mag echter alleen als u kunt bewijzen dat sprake is van een zogenoemde bedrijfseconomische reden. Binnen een reorganisatie hebben we het dan met name om de volgende omstandigheden:

• Een slechte of verslechterde financiële situatie
• Feitelijke overbezetting door werkvermindering
• Organisatorische of technologische veranderingen die invloed hebben op de personeelsbehoefte
• Een bedrijfsverhuizing die leidt tot het vervallen van arbeidsplaatsen.

Bedrijfseconomisch ontslag moet zorgvuldig en volgens een juridisch kader gebeuren. Wilt u weten over hoe u dit goed aanpakt? In ons artikel leest u hoe u in stappen komt tot een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen.

2. Hoe start u met het voorbereiden van een reorganisatie?

Begin met een duidelijk begrip van waarom de reorganisatie nodig is. Identificeer de specifieke uitdagingen of problemen die de organisatie ertoe aanzetten om deze stap te overwegen.

Maak vervolgens een gedetailleerd reorganisatieplan. Dit omvat een analyse van de huidige organisatiestructuur, de voorgestelde nieuwe structuur, en de (bedrijfseconomische) redenen voor deze verandering.

Een doeltreffend reorganisatieplan dient niet alleen als een routekaart voor het proces, maar helpt ook bij het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Het zorgt ervoor dat iedereen, van werknemers tot leidinggevenden, begrijpt wat de veranderingen inhouden en waarom ze nodig zijn. Dit bevordert een soepelere overgang en minimaliseert mogelijke weerstand en conflicten. Bovendien is het reorganisatieplan ook essentieel voor het verkrijgen van eventuele ontslagvergunningen.

Bent u benieuwd hoe u dit goed aanpakt? In ons uitgebreide artikel over het reorganisatieplan, delen we praktische inzichten over hoe u een effectief reorganisatieplan opstelt.

3. Wat zijn de juridische vereisten bij een reorganisatie?

Een reorganisatie vereist dat juridische normen en procedures nauwgezet worden nageleefd. De belangrijkste juridische verplichtingen zijn:

• Stel de ontslagvolgorde volgens het afspiegelingsbeginsel vast: Het afspiegelingsbeginsel is van toepassing bij het selecteren van werknemers voor ontslag. Het doel is om een evenredige vertegenwoordiging van verschillende leeftijdsgroepen binnen elk functiegroep te behouden. Werknemers worden gerangschikt naar leeftijd en dienstjaren, waarbij de ontslagen worden zodanig verdeeld dat de leeftijdsopbouw voor en na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk blijft.
• Herplaatsen van boventallige werknemers: De werkgever heeft de plicht om boventallige werknemers, waar mogelijk, opnieuw te plaatsen binnen de organisatie. Bekijk daarbij alle beschikbare vacatures en de opties voor herplaatsing binnen uw gehele organisatie. Dit betekent dat u niet alleen naar de huidige afdeling of locatie kijkt, maar ook naar andere afdelingen of zelfs andere vestigingen van uw bedrijf. In ons artikel over de herplaatsingsplicht voor werkgevers leggen we uit hoe dit werkt.
• Aanpak bij collectief ontslag: Als een reorganisatie leidt tot collectief ontslag, wat inhoudt dat minimaal 20 werknemers binnen een bepaalde periode worden ontslagen (de exacte periode hangt af van de omvang van de onderneming), zijn er extra verplichtingen. Zo bent u verplicht om het voorgenomen ontslag te melden aan het UWV. Bovendien moet u met de vakbonden overleg voeren.
• Rol van de medezeggenschapsorganen: De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) spelen ook een belangrijke rol. Als werkgever bent u namelijk verplicht om deze organen tijdig te informeren en (soms) te raadplegen over de voorgenomen reorganisatie.
• Melding aan het UWV: Bij bedrijfseconomisch ontslag moet de werkgever een ontslagaanvraag indienen bij het UWV. De aanvraag moet de bedrijfseconomische redenen voor het ontslag bevatten en aantonen dat herplaatsing van de betreffende werknemers niet mogelijk is.
• Sociaal plan: Hoewel niet wettelijk verplicht, wordt vaak een sociaal plan (incl. afvloeiingsregeling) opgesteld in overleg met vakbonden of medezeggenschapsorganen. Dit plan omvat maatregelen om de gevolgen voor de ontslagen werknemers te verzachten, bijvoorbeeld door omscholing of een financiële compensatie.

Het correct naleven van deze verplichtingen zorgt voor een juridisch correcte uitvoering van de reorganisatie, waardoor het risico op geschillen en claims aanzienlijk wordt verkleind.

4. Hoelang duurt een reorganisatie gemiddeld?

Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de reorganisatie, varieert de duur van  enkele maanden tot een half jaar.  Over het algemeen omvat het proces de volgende fasen:

1. Voorbereidingsfase: Deze kan variëren van 1 tot 3 maanden, afhankelijk van de initiële planning en strategische besluitvorming.
2. Overleg met medezeggenschapsorganen en/of vakbonden: Dit overleg kan tussen de 1 en 4 maanden in beslag nemen.
3. Onderhandelen over beëindigingsregelingen: Dit onderdeel duurt gemiddeld ongeveer 1 maand, waarin afspraken worden gemaakt met betrekking tot de voorwaarden van het vertrek van werknemers.
4. De UWV-ontslagprocedure: De procedure bij het UWV kan 4 tot 7 weken duren, van aanvraag tot beslissing.
5. Het opzeggen van de arbeidscontracten: Dit volgt na de UWV-procedure.

Voor een gedetailleerd overzicht van wat u bij een reorganisatie kunt verwachten, met inbegrip van een uitgebreide tijdlijn die de vereiste stappen en de geschatte tijd voor elk onderdeel omvat, verwijzen wij u naar het door ons opgestelde tijdpad voor het reorganisatieproces.

5. Hoe betrekt u de medezeggenschap bij een reorganisatie?

Bij een reorganisatie is het essentieel om medezeggenschapsorganen, zoals de ondernemingsraad (OR) en personeelsvertegenwoordiging (PVT), actief te betrekken.

Inzet van de OR

Als uw bedrijf een OR heeft, is het noodzakelijk om een gedetailleerde en schriftelijke adviesaanvraag in te dienen. Deze aanvraag moet onder meer het voorgenomen besluit, de redenen voor de reorganisatie, en de verwachte impact op de medewerkers, inclusief eventuele verzachtende maatregelen, bevatten. Daarnaast is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de omgang met vertrouwelijke informatie. Meer informatie hierover vindt u in ons artikel over de adviesaanvraag OR.

Rol van de PVT en PV

In het geval dat er geen OR is binnen uw organisatie, is het van belang om na te gaan of u advies moet vragen aan de PVT of PV. Het niet tijdig of adequaat betrekken van deze organen kan resulteren in een afwijzing van uw ontslagaanvraag door het UWV.  In ons artikel over de personeelsvertegenwoordiging en de personeelsvergadering gaan hier dieper op in.

6. Hoe bepaalt u welke functies uitwisselbaar zijn?

Voor een succesvolle reorganisatie, is het van belang het concept van ‘uitwisselbare functies’ goed te begrijpen. Uitwisselbare functies zijn functies binnen een organisatie die vergelijkbaar zijn in termen van inhoud, vaardigheden, en verantwoordelijkheden. Bij het bepalen van uitwisselbaarheid kijkt u naar:

• Functie-inhoud: De taken en verantwoordelijkheden in beide functies moeten sterk overeenkomen.
• Vereiste kennis en vaardigheden: De kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de functies moeten vergelijkbaar zijn.
• Competentieniveau: Beide functies moeten een vergelijkbaar niveau van expertise en bekwaamheid vereisen.
• Beloning: De functies moeten ook gelijkwaardig zijn qua loon en andere arbeidsvoorwaarden.

Het correct identificeren van uitwisselbare functies is belangrijk voor een soepel verloop van het reorganisatieproces  en in het bijzonder bij het maken van ontslagbeslissingen. In ons artikel over uitwisselbare functies leggen we stap voor stap uit hoe u dit goed aanpakt.

7. Wat moet u doen als er geen passende functies beschikbaar zijn bij herplaatsing?

Als er geen passende functies beschikbaar zijn bij herplaatsing, moet u als werkgever een aantal stappen ondernemen:

• Laat zien dat u zich actief inspant: Toon aan dat u aanzienlijke inspanningen hebt verricht om geschikte herplaatsingsmogelijkheden binnen uw organisatie te vinden.
• Overweeg herscholingsmogelijkheden: Beoordeel of herplaatsing haalbaar is na het aanbieden van een gerichte opleiding of cursus aan de werknemer.
• Anticipeer op toekomstige vacatures: Controleer of er op korte termijn passende functies beschikbaar komen binnen uw organisatie.
• Verken alternatieve opties: Onderzoek of er tijdelijke of flexibele werkposities zijn die geschikt kunnen zijn voor de herplaatsing van werknemers.

Benieuwd hoe dat werkt? In ons artikel over de herplaatsingsplicht voor werkgevers leggen we uit hoe dat werkt.

8. Hoe laat u aan uw werknemers weten dat u gaat reorganiseren?

Effectief communiceren over een reorganisatie of collectief ontslag vereist een zorgvuldig opgesteld communicatieplan om de impact op de werknemers te beperken. Dit zijn enkele cruciale stappen:

1. Voorbereiding: Dien eerst een voorlopige ontslagaanvraag in bij het UWV.
2. Plenaire bijeenkomst organiseren: Organiseer een bijeenkomst waarin u op een duidelijke en empathische manier uitlegt waarom de reorganisatie noodzakelijk is. Bespreek de toekomstige structuur van het bedrijf, de te volgen stappen en het tijdschema.
3. Individuele gesprekken: Plan individuele bijeenkomsten om persoonlijke situaties te bespreken, zoals boventalligheid en herplaatsingsmogelijkheden.

Voor een gedetailleerde handleiding over het opstellen van een effectief communicatieplan tijdens reorganisaties, inclusief best practices, verwijzen we u naar ons artikel met handige tips voor het communicatieplan bij reorganisatie.

9. Met welke kosten moet u rekening houden?

Een reorganisatie brengt verschillende kosten met zich mee. Hieronder vindt u een opsomming van de belangrijkste kostenposten:

• Loonkosten tijdens vrijstelling van werk: Als werknemers boventallig zijn en vrijgesteld worden van werk gedurende de opzegtermijn, blijft hun loon doorlopen.
• Outplacement: Bij bedrijfseconomisch ontslag is het vaak wenselijk om outplacement aan te bieden. Dit kost gemiddeld rond de € 3.500 exclusief BTW.
• Transitievergoeding of beëindigingsvergoeding: Werknemers hebben recht op een transitievergoeding bij ontslag, berekend op basis van 1/3e van het bruto maandsalaris per dienstjaar.
• Tekenbonus: Om een werknemer te motiveren snel akkoord te gaan met een vaststellingsovereenkomst, kunt u een tekenbonus overwegen. Dit gaat vaak om een extra maandsalaris.
• Advocaatkosten: Professioneel juridisch advies is essentieel, aangezien iedere reorganisatie uniek is. Dit helpt bij het voorkomen van onvoorziene problemen en extra kosten. Het is daarbij ook raadzaam om boventallige werknemers juridisch advies aan te bieden voor hun vaststellingsovereenkomst, denk hierbij aan € 500 en € 1.000, exclusief BTW.
• Eindafrekening: Aan het einde van het dienstverband moet u een eindafrekening maken voor vakantietoeslag, eventuele dertiende maand en niet-genoten vakantiedagen.

Naast deze kosten is het ook belangrijk om de tijd die een reorganisatie in beslag neemt in acht te nemen. Voor meer informatie over de verschillende stappen tijdens een reorganisatie, verwijzen we naar ons gedetailleerde stappenplan reorganisatie.

10. Hoe gaat u bij een reorganisatie om met het ontslagverbod wegens ziekte?

(Ook) tijdens een reorganisatie, moet zorgvuldig met Een effectieve benadering van het ontslagverbod wegens ziekte tijdens een reorganisatie vraagt om een zorgvuldige overweging van de volgende punten:

1. Het ontslagverbod bij ziekte

Gedurende de eerste twee jaar van ziekte geldt een ontslagverbod. Dit houdt in dat een werknemer die ziek is en door reorganisatie boventallig wordt, niet voor ontslag in aanmerking komt.

2. Toepassing van het afspiegelingsbeginsel

Als een zieke werknemer volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komt, moet u als werkgever de volgende werknemer in de afspiegeling ontslaan. De zieke werknemer kan niet ontslagen worden en moet re-integreren binnen zijn huidige of een andere functie. Hoe dit precies werkt, leggen we uit in ons artikel over ziekte tijdens reorganisatie.

3. Uitzonderingen op het ontslagverbod

Er bestaan uitzonderingen op het ontslagverbod bij ziekte, zoals bij disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie. Ook een zieke werknemer waarvan verwacht wordt dat hij op korte termijn te herstelt, komt mogelijk tóch voor ontslag in aanmerking.

Voorkom misbruik van het ontslagverbod!

Voorkom dat er misbruik wordt gemaakt van het ontslagverbod. Dat doet u door een voorlopige ontslagaanvraag (formulier A) bij het UWV in te dienen met als doel om de mogelijkheden voor een beëindigingsovereenkomst te onderzoeken. Het ontslagverbod geldt niet voor ziekmeldingen die na indiening van deze ontslagaanvraag bij u binnenkomen.

Na indiening van deze ontslagaanvraag, biedt het UWV een termijn van 14 dagen voor onderhandelingen, met de mogelijkheid tot aanvullend uitstel bij geen overeenstemming. Voor een strategische aanpak van dit proces, lees ons artikel over het aanvragen van een ontslagvergunning.

Stappenplan reorganisatie

Voor een compleet overzicht van elke fase in het reorganisatieproces, kunt u ons stappenplan reorganisatie raadplegen. Dit plan biedt u heldere richtlijnen en zorgt ervoor dat u geen enkel belangrijk detail over het hoofd ziet.

Strategische ondersteuning bij uw reorganisatie

Om te zorgen dat uw reorganisatieproces soepel verloopt en helemaal in overeenstemming is met de actuele wetgeving, staat ons deskundige team voor u klaar. TEN Advocaten denkt graag strategisch met u mee, is gesprekspartner voor directie, OR en vakbonden. Zo voorkomt u onnodige risico’s en waarborgt u een efficiënte herstructurering. Plan een vrijblijvend gesprek in, zodat we samen de eerste stap kunnen zetten naar een succesvolle reorganisatie.