Hoe past u de algemene voorwaarden toe?
Hoe past u de algemene voorwaarden toe?
In dit deel van de reeks artikelen “Algemene voorwaarden, hoe zit dan ook alweer?” gaan we in op de vraag hoe algemene voorwaarden gebruikt/toegepast moeten worden.
U sluit een overeenkomst voor het leveren van een product of dienst. U wilt dat uw set van voorwaarden van toepassing zijn (en niet die van uw contractspartij). Algemene voorwaarden horen niet automatisch tot de inhoud van de door u gesloten overeenkomst. Wilt u dat uw voorwaarden van toepassing zijn, dan moet aan tweetal voorwaarden voldaan zijn:
1. Van toepassing verklaren
Allereerst dient u de algemene voorwaarden in de overeenkomst zelf van toepassing te verklaren. Dat kan door een bepaling op te nemen, waarin wordt bepaald dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Tip: neem ook expliciet op dat de voorwaarden van uw contractspartij niet van toepassing zijn! Daarmee wordt een “battle of forms” voorkomen. In deel 3 van deze serie ga ik verder in op dit onderwerp.
2. Informatieplicht / ter hand stellen
Ten tweede moet uw contractspartij de mogelijkheid hebben gehad om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Dit dient vóórdat de overeenkomst tot stand komt te gebeuren. Een verwijzing naar uw algemene voorwaarden op de factuur is (nagenoeg) altijd te laat!
Om aan deze informatieplicht te voldoen, moeten de algemene voorwaarden ten minste éénmaal aan uw contractspartij ter hand worden gesteld. Het bewijs dat dit correct is gebeurd, ligt bij u.
Tip: Om ervoor te zorgen dat aan de hiervoor bedoelde eisen wordt voldaan, kunt u onderstaande passage in uw aanbod (de offerte) opnemen:
“Een exemplaar van de algemene voorwaarden is aan u ter hand gesteld. U hebt van deze voorwaarden kennisgenomen en stemt in met de toepasselijkheid daarvan.”
Let op, daarnaast dient u de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk ‘ter hand’ te stellen!
Contracten via internet, vaste relaties en grote afnemers
Contracteren via internet
Ook bij een via de elektronische weg gesloten overeenkomst, moet u uw contractspartij (eventueel via de elektronische weg) een exemplaar van uw algemene voorwaarden sturen. In het geval u hiervoor gebruikmaakt van een pop-up of hyperlink, dan moet er voor uw contractspartij wel een mogelijkheid zijn de algemene voorwaarden op te slaan. Het is daarom goed om ze als PDF beschikbaar te stellen.
Vaste relaties
In het geval u regelmatig met dezelfde partijen handelt, dan is niet vereist dat u uw algemene voorwaarden telkens opnieuw ter hand stelt. Wel dient u uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Er kan natuurlijk toch discussie ontstaan of er wel sprake is van een vaste relatie. Daarom is mijn advies om, ook bij vaste relaties, bij elke nieuwe overeenkomst uw algemene voorwaarden ter hand te stellen. Zeker als zich daarin wijzigingen hebben voorgedaan.
Grote afnemers of internationale transacties
Terhandstelling van uw algemene voorwaarden is niet noodzakelijk als u zaken doet met bepaalde (in de wet omschreven) grote afnemers. Het gaat daarbij kort gezegd om rechtspersonen die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst hun jaarrekening openbaar hebben gemaakt of waar op dat tijdstip 50 of meer personen werkzaam zijn.
Evenmin geldt de informatieplicht voor overeenkomsten tussen partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (en die dus geen consument zijn) en die niet beide in Nederland zijn gevestigd. Wel kan de informatieplicht ook in die gevallen een rol spelen via de redelijkheid en billijkheid.
Ook in deze gevallen dient u uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren in de hoofdovereenkomst! Overigens raad ik u aan om ook altijd aan deze wederpartijen uw algemene voorwaarden ter hand te stellen. Beter één keer te veel, dan één keer te weinig.
Heeft u vragen over algemene voorwaarden? Laat het ons dan weten, onze ondernemingsrecht advocaten helpen u graag!
Meer weten over algemene voorwaarden
Deel 1: wat zijn algemene voorwaarden nu eigenlijk, wat is het belang en is het verplicht?
Deel 4: wanneer kunt u een beroep doen op de algemene voorwaarden?
