TEN strijde tegen corona hebben wij voor u de meest gestelde vragen op een rij gezet. Lees meer Helpdesk

corona

Algemene vergadering van aandeelhouders of een Algemene ledenvergadering ten tijde van corona, wat zijn de mogelijkheden?

Ondernemingsrecht

Algemene vergadering van aandeelhouders of een Algemene ledenvergadering ten tijde van corona, wat zijn de mogelijkheden?

De zomer is begonnen. De tijd van het jaar dat we meer buiten zijn, dat er veel netwerkactiviteiten zijn én dat er veel algemene vergaderingen (zoals een AVA of ALV) gehouden worden. De terrassen zijn inmiddels weer (met beperkingen) open, de netwerkactiviteiten vinden veelal digitaal plaats, maar hoe zit het nu eigenlijk met de algemene vergaderingen, kunnen die wel gewoon plaatsvinden? In dit artikel geef ik graag antwoord op deze vraag. En omdat een AVA of ALV aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, leest u ook waar u rekening mee dient te houden.

 

Een digitale/elektronische algemene vergadering?

Tot voor kort was het niet mogelijk om alléén een digitale algemene vergadering te houden. Er moest ook altijd sprake zijn van een fysieke vergadering.

Vereniging: bij een vereniging bood de wet de mogelijkheid om in de statuten op te nemen dat een stemgerechtigde het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel mocht uitbrengen (art. 2:38 BW).

BV of NV: in de statuten kon worden opgenomen dat de aandeelhouders door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel konden nemen (art. 2:117a/2:227a BW).

Van belang is wel dat alle stemgerechtigden:

  • geïdentificeerd kunnen worden;
  • rechtstreeks kunnen deelnemen;
  • het stemrecht kunnen uitoefenen.

Met de invoering van de COVID-wet (een spoedwet die in werking is getreden op 24 april 2020, met een terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020) kan het bestuur inmiddels bepalen dat de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, ongeacht of zulks volgens de statuten mogelijk zijn. Een digitale AVA of ALV moet wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • De algemene vergadering is live te volgen voor de leden/aandeelhouders/stemgerechtigden;
  • Alle leden/aandeelhouders/stemgerechtigden hebben de mogelijkheid om tot 72 uur voor de algemene vergadering schriftelijk/elektronisch vragen in te dienen over de onderwerpen op de agenda (onder bepaalde omstandigheden kan deze termijn worden verkort);
  • Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de algemene vergadering worden beantwoord;
  • Voorts moeten tijdens de algemene vergadering aanvullende vragen (via bijvoorbeeld e-mail of een chatfunctie) gesteld kunnen worden.

Tip: controleer vooraf goed of alle digitale middelen goed werken. In het geval een van de leden niet heeft kunnen deelnemen (door bijvoorbeeld een slechte verbinding) dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten.

De COVID-wet is overigens maar een tijdelijke oplossing. In principe vervalt hij op 1 september 2020 (tenzij de wet wordt verlengd, telkens met twee maanden). Als de wet komt te vervallen, dan is een volledige digitale algemene vergadering dus niet meer mogelijk en valt u terug op de gedeeltelijke digitale algemene vergadering, op voorwaarde dat in de statuten is opgenomen. Het is dus verstandig om tijdig de statuten aan te passen, om zo in het vervolg flexibeler te kunnen zijn.

Een vergadervolmacht?

Om het aantal aanwezigen bij de fysieke algemene vergadering te beperken, kunt u ook denken aan het laten afgeven van volmachten.

Vereniging –> bij een vereniging kunt u aan andere stemgerechtigden (en soms ook aan het bestuur) een schriftelijke volmacht geven, tenzij in de statuten anders is vermeld (art. 2:38 lid 4 BW).

BV of NV –> bij een BV of NV kunt u aan iedereen (niet alleen aan andere stemgerechtigden) een schriftelijke volmacht verlenen, tenzij in de statuten anders is vermeld (art. 2:117/2:227 BW).

Om na te gaan of een vergadervolmacht voor u een oplossing biedt, check dan de statuten:

  • aan wie een volmacht mag worden gegeven;
  • of er een maximum is aan het aantal stemgerechtigden die door één persoon kan worden vertegenwoordigd.

Houdt u er dan ook rekening mee dat er discussie kan ontstaan als de gevolmachtigde niet stemt conform de steminstructie. Het is (nog steeds) niet duidelijk welke consequenties dit precies heeft.

De algemene vergadering uitstellen?

De wetgever heeft besloten om verenigingen en ondernemingen tegemoet te komen. In de COVID-wet is dan ook een voorziening opgenomen die het mogelijk maakt om algemene vergaderingen uit te stellen. De COVID-wet maakt het zowel voor een vereniging als een BV of NV mogelijk om de ALV uit te stellen tot vier maanden na de datum waarop deze gehouden had moeten worden.

Uitstel van de opmaaktermijn voor de jaarrekening?

De COVID-wet maakt het voor de BV en de niet beursgenoteerde NV mogelijk om de termijn te verlengen voor het opmaken van de jaarrekening door het bestuur (in plaats van de AVA). Deze verplichting kan met ten hoogste vijf maanden worden uitgesteld. Deze mogelijkheid is er niet voor de beursgenoteerde NV.

Het voorgaande houdt in dat er eveneens sprake is van tijdelijke inperking van de bewijsvermoedens voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. Als de jaarrekening niet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar wordt gepubliceerd, staat normaal in geval van een daaropvolgend faillissement vast dat er sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur. Als het bestuur aantoont dat het verzuim om tijdig te publiceren was te wijten aan de gevolgen van Corona, dan gelden deze bewijsvermoedens niet.

Conclusie

Kortom, er zijn ook in tijden van Corona genoeg mogelijkheden om aan de vergaderverplichtingen en andere verplichtingen te voldoen. Dit neemt echter niet weg dat het aan te raden is om alvast maatregelen te nemen om ook in de toekomst flexibel in te kunnen spelen op onvoorziene omstandigheden. Neem gerust contact met TEN Advocaten voor meer informatie over wat uw mogelijkheden zijn.

CONTACT

Geschreven door

Jeannette Roefs

advocaat
ondernemingsrecht, insolventierecht

jeannetteroefs